– Le règlement (UE) n° 2016/1191 du 6 juillet 2016, en application depuis quelques mois seulement, simplifie d’une manière générale les conditions de présentation des documents publics relatifs à l’état des personnes dans les pays membres.
– Il supprime toute procédure de légalisation (y compris l’apostille) pour la circulation des documents publics établis dans un Etat et produits dans un autre dans la mesure où un texte spécifique ne le prévoit pas déjà.
– La traduction du document n’est pas systématiquement requise.
– L’exigence de copies certifiées conformes est simplifiée.
Le règlement (UE) n° 2016/1191 du 6 juillet 2016, en application depuis le 16 février 2019, favorise la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics. Certaines de ses dispositions ont un impact sur la pratique du notariat.
Les actes publics émanant de l’étranger et présentés à une autorité en France devaient, en principe, être légalisés.
On appelle légalisation la formalité par laquelle un document, sa signature et la qualité du signataire, sont authentifiés. L’apostille est une forme simplifiée de légalisation prévue par la Convention de La Haye en date du 5 octobre 1961.
Certains règlements européens avaient déjà supprimé la légalisation selon la matière considérée. Le règlement européen n° 2016/1191 prévoit deux mesures d’ordre général :
– la suppression, dans les Etats membres de l’Union Européenne *, de toute procédure de légalisation pour la circulation de certains documents publics établis dans un Etat et produits dans un autre ;
– l’allègement des formalités pour les traductions et copies certifiées conformes des documents publics.
Qu’entend-on par documents publics ?
Les documents visés par le texte regroupent :
– les documents publics émis par un Etat membre,
– les documents administratifs,
– les actes notariés,
– les déclarations officielles (tels visas pour date certaine, mentions d’enregistrement, certifications de signatures sur les actes sous seing privé).
Sont de fait exclus les actes sous seing privé. Sont également exclus les documents publics émanant de pays tiers à l’Union Européenne.
Tous les documents publics sont-ils concernés ?
D’une façon générale, les documents publics concernant l’état civil, la capacité des personnes et la famille sont concernés : naissance, nom, décès, domicile, nationalité, mariage, divorce, partenariat, filiation, adoption et absence de casier judiciaire…
En quoi consiste cette simplification ?
1/ Sont dispensés de toute légalisation (y compris d’apostille) les documents visés par le règlement et leurs copies certifiées conformes.
Application pratique : le ressortissant d’un Etat membre peut justifier en France de son état civil en produisant, s’ils existent, les actes de son Etat d’origine, sans besoin d’aucune forme de légalisation (lourde ou allégée)
2/ La traduction d’un document public émanant d’un Etat membre n’est pas exigée dans les deux cas suivants :
– quand le document est établi dans l’une des langues officielles de l’Etat où il est présenté ou dans une langue que cet Etat accepte,
– quand est joint à ce document le formulaire type multilingue annexé au règlement. Ce formulaire comporte, de façon simplifiée, les informations nécessaires pour comprendre, sans besoin de traduction, le document auquel il est annexé. Sans valeur juridique autonome, il ne peut être produit seul.
3/ Les formalités relatives aux copies certifiées conformes sont simplifiées de la façon suivante :
– l’Etat membre qui exige la production de l’original d’un document public ne peut pas exiger une copie certifiée conforme du même document ;
– l’Etat membre qui admet la présentation d’une copie certifiée conforme ne peut pas exiger d’un autre Etat membre la présentation d’un original.
Que faire en cas de doute sur le document fourni ?
En cas de doute sur la validité du document (authenticité de la signature ou identité du sceau par exemple), les autorités désignées par chaque Etat membre pourront être saisies pour vérifier l’authenticité du document étranger.
La demande de vérification s’effectue en dernier lieu nécessairement via le système d’Information du Marché Intérieur (IMI) développé par la Commission européenne, dont l’accès est réservé à certains utilisateurs.
Dans tous les cas, le règlement vise la circulation du document en la forme, pas sa validité au fond.
* 28 pays sont à ce jour Etats membres de l’Union Européenne : l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l’Espagne, l’Estonie, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l’Irlande, l’Italie, la Lituanie, la Lettonie, le Luxembourg, Malte, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la République tchèque, la Roumanie, le Royaume-Uni, la Slovaquie, la Slovénie et la Suède.
14/05/2019 Marie Christine Deblaise